Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der BFH hat die formellen Voraussetzungen zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs in neueren Entscheidungen festgelegt[1]. Danach sind neben manuellen auch elektronische Aufzeichnungen möglich. Elektronische Aufzeichnungen genügen jedoch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise der Software technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei dokumentiert und offengelegt werden. Eine Excel-Tabelle wird diesen Anforderungen nicht gerecht.
Was den Inhalt betrifft, hat der BFH im Grunde die Auffassung der Verwaltung bestätigt, wonach ein Fahrtenbuch zeitnahe (täglich) und laufende Eintragungen für den gesamten Zeitraum (Kalenderjahr oder kürzerer Zeitraum bei Fahrzeugwechsel unterhalb des Jahres) voraussetzt. Die Beschränkung auf einen repräsentativen Zeitraum genügt den Anforderungen selbst dann nicht, wenn das Nutzungsverhältnis keinen größeren Schwankungen unterliegt.

Anerkanntes Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch muss für jede betriebliche Fahrt die folgenden Eintragungen enthalten[2]:

  • Datum der Fahrt;
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt; schädlich wäre eine Rundung in der Endziffer auf eine „0“[3];
  • Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner; Umwegfahrten sind aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben wird verzichtet, sofern die berufliche Veranlassung der Fahrt ohnehin plausibel erscheint. Bei Kundendienstmonteuren, Handelsvertretern, Kurierdienstfahrern, Automatenlieferanten und vergleichbaren Berufen mit weiten Fahrtstrecken reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich. Für Taxifahrer reicht für die „Fahrten im Pflichtgebiet“ der tägliche Kilometerstand zu Beginn und am Ende; außerhalb dieses Gebiets bedarf es der genauen Angabe des Reiseziels. Fahrlehrer geben anstelle Reisezweck usw. „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ o. Ä. an.

Bei gleichbleibendem Kundenkreis reicht die Aufzeichnung der Kundennummer des aufgesuchten Geschäftspartners (Kundenverzeichnis dem Fahrtenbuch beifügen);

  • für Privatfahrten genügen Kilometerangaben, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und der Reisezweck angegeben sind;
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie für Heimfahrten genügt jeweils ein entsprechender kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Diese Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn dies den geschlossenen Charakter der Aufzeichnungen nicht beeinträchtigt.
Auch Angehörige von Berufen, die einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Apotheker), sind verpflichtet, Name und Anschrift des Patienten, Mandanten oder Kunden im Fahrtenbuch zu notieren[4].

Hinweis

Für die Angabe von Reisezweck, Reiseroute und aufgesuchtem Geschäftspartner reicht neben der Angabe des Datums, des Kilometerstands und des Zielorts bei dieser Berufsgruppe jedoch grundsätzlich die Angabe „Mandanten- bzw. Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn Name und Adresse des aufgesuchten Mandanten bzw. Patienten vom Berufsgeheimnisträger in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis festgehalten werden[5].

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ist Voraussetzung für das Einzelnachweisverfahren.
Wird das Fahrtenbuch verworfen, ist die Privatnutzung nach der 1 %-Regelung und bei Fahrzeugen des gewillkürten Betriebsvermögens nach der Schätzmethode zu ermitteln.

Wichtig

Nicht jeder Fehler ist schädlich. Kleinere Mängel bleiben ohne Folgen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Im Urteilsfall wurden die fehlende Eintragung einer Fahrt zur Tankstelle sowie 2 Differenzen bei den Kilometerangaben in Werkstattrechnungen und im Fahrtenbuch als geringfügig und damit als unschädlich eingestuft[6].

Werden mehrere betriebliche Fahrzeuge privat, zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder zu Familienheimfahrten genutzt, gilt das Einzelnachweisverfahren für das oder die Fahrzeuge mit Fahrtenbuch. Für andere, auch privat genutzte Fahrzeuge kann bzw. muss das Pauschalverfahren praktiziert werden[7].
Für die Pauschalwerte sind die auch privat genutzten Fahrzeuge ohne Fahrtenbuch mit den höchsten Listenpreisen heranzuziehen.
Die Einzelnachweismethode setzt neben dem Fahrtenbuch zusätzlich voraus, dass die Kosten für den betreffenden Pkw separat erfasst werden. Dies bedingt bei Firmen mit einem großen Wagenpark u. U. organisatorische Maßnahmen, durch die sichergestellt wird, dass die Gesamtkosten jedes einzelnen Pkw, dessen Privatnutzung individuell versteuert werden soll, auch getrennt erfasst werden.

Fahrtenbuch Beispiel

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