Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen

Der Bereich Personal stellt eine komplexe Materie dar, die sehr viele einzelne Sachverhalte umfasst, die es zu beachten gilt. Deswegen geben wir an dieser Stelle einen Anfangsüberblick über die Thematik, damit wir mit Ihnen gemeinsam sämtliche bürokratische Hürden erfolgreich meistern können.

Angestellte oder Fremdfirmen:

Wenn man für das eigene Unternehmen die Arbeit einer dritten Person in Anspruch nimmt, kann das nur über zwei verschiedene Wege geschehen:

  1. die Person ist selber als Unternehmer tätig, entweder als Freiberufler (Anwalt, Journalist, Arzt, Grafiker, Designer oder ähnliches) oder als Gewerbebetrieb (Schreibbüro, Maler, Elektriker, EDV-Berater etc.), hat mehrere Kunden, ist beim Finanzamt gemeldet (hat also eine eigene Steuernummer, die für das Unternehmen gilt) und kann somit die Leistung gegen Rechnungstellung erbringen.
  2. die andere Person erfüllt die zu 1. genannten Voraussetzungen nicht, kann die Leistung nur über ein Angestelltenverhältnis mit einem Arbeitsvertrag in Anspruch genommen werden.

Arten von Anstellungsverhältnissen:

Geringfügiges Beschäftigungsverhältnis (auch Mini-Job oder 400-Euro-Job genannt)
Jede Person kann ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis eingehen, entweder isoliert oder neben einer Haupttätigkeit. Das Gehalt für dieses eine geringfügige Beschäftigungsverhältnis bleibt bei der Person bis monatlich € 400 steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber übernimmt pauschale Abgaben von 30%, die an die Knappschaft-Bahn-See abzuführen sind und sowohl die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherung abdecken. Wird weniger als € 400 gezahlt, dann kann trotzdem kein weiteres geringfügiges Beschäftigungsverhältnis eingegangen werden. Sollte die Person eine weitere Tätigkeit aufnehmen, ist diese weitere Tätigkeit nach den normalen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen abzurechnen. Sie als Arbeitgeber haben sich bei Abschluss des Arbeitsvertrages darüber zu informieren, ob die Person bereits ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis hat (Fragebogen Aushilfen).

Kurzfristige Beschäftigung (auch Saisonarbeitskraft)

Die Eingrenzungen für die kurzfristige Beschäftigung sind sehr streng. Es muss sich überhaupt um einen Bereich handeln, der über eine tageweise Beschäftigung abgedeckt werden kann, wie z.B. Messehostessen, Saisonkräfte in der Landwirtschaft oder Gastwirtschaft. Die Person darf nur 50 Tage im Jahr beschäftigt sein, davon nur 18 zusammenhängend, der Höchstlohn darf nur 62 €/Tag und 12 €/Std. betragen. Die Einhaltung der Höchstarbeitstage ist über eine Erklärung zu Vorbeschäftigungen sicher zu stellen. Sie als Arbeitgeber haben darauf zu achten, dass die Person die Angaben gewissenhaft macht. Sind die Angaben fehlerhaft, werden Sie als Arbeitgeber zur Nachzahlung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet und haben praktisch keine Möglichkeit, sich diese von dem Angestellten wiederzuholen. Eine Schreibkraft kann beispielsweise nie als kurzfristig Beschäftigte abgerechnet werden, weil das Berufsbild einer Büroangestellten nicht dem einer Saisonkraft entspricht. Sind die Kriterien für eine kurzfristige Beschäftigung tatsächlich einmal erfüllt, beträgt die Pauschalabgabe nur 25%.

Teilzeitbeschäftigung (Gleitzonenregelung)

Üblicherweise wird von einer Vollbeschäftigung ausgegangen, wenn die Wochenarbeitszeit zwischen 37 und 40 Stunden liegt. Arbeitet eine Person beispielsweise nur 30 Stunden, dann ist dies eine Teilzeitbeschäftigung. Erhält die Person ein Gehalt von € 401 bis € 800 kommt in der Sozialversicherung die sogenannte Gleitzonenregelung zum tragen. In der Gleitzone steigen die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung von ca. 37 % bei € 401 an bis auf 50% bei € 800 Gehalt im Monat. Bei der Lohnsteuer gibt es keine Besonderheiten. Hier kommt es auf die Familiensituation des Beschäftigen an, die Lohnsteuerklasse gibt Auskunft darüber.

Vollzeitbeschäftigung

Ab einem monatlichen Gehalt von € 801 werden die Sozialversicherungsbeiträge nahezu gleich auf den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer verteilt. Bei der Lohnsteuer gibt es keine Besonderheiten. Hier kommt es auf die Familiensituation des Beschäftigen an, die Lohnsteuerklasse gibt Auskunft darüber.

Praktikanten

Vorpraktikum
Einige Studien- und Prüfungsordnungen sehen vor, dass das Praktikum ganz oder teilweise vor Studienbeginn zu absolvieren ist. In diesem Fall ist der “Vorpraktikant” in der Regel noch nicht immatrikuliert beziehungsweise hat bei bereits erfolgter Immatrikulation das Studium noch nicht aufgenommen. In der Kranken- und Pflegeversicherung ist hinsichtlich der versicherungsrechtlichen Beurteilung zu unterscheiden, ob der Praktikant für die berufspraktische Tätigkeit Arbeitsentgelt erhält oder nicht.

Begriff Praktikant:
Eine offizielle Definition des Begriffes “Praktikant” gibt es im Sozialversicherungsrecht nicht. Als Praktikanten werden Personen bezeichnet, die während einer schulischen Ausbildung in einem Unternehmen praktische Kenntnisse erwerben, die der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der geplanten Ausbildung dienen. Nach der Rechtsprechung dient das Praktikum unter anderem dazu, den Praktikanten mit den im Beruf verwendeten Materialien, Werkzeugen, Maschinen usw. vertraut zu machen, damit er die Vorlesungen an der Hochschule beziehungsweise Fachhochschule besser verstehen kann.

In der Regel sind berufspraktische Tätigkeiten und der Zeitpunkt der Ausübung des Praktikums in Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnungen vorgeschrieben. Ein Praktikum kann vor, während oder nach dem Studium/der Fachschulausbildung ausgeübt werden. Es wird daher von einem vorgeschriebenen beziehungsweise nicht vorgeschriebenen Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum gesprochen. Diese Unterscheidung ist notwendig, da sich daraus unterschiedliche sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen für die einzelnen Versicherungszweige ergeben.

Erhält der Praktikant ein Arbeitsentgelt, unterliegt er während der Dauer des Praktikums in der Kranken- und Pflegeversicherung der Versicherungspflicht als ”zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte” nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V) beziehungsweise § 20 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 in Verbindung mit Satz 1 SGB XI.

Erhält der Praktikant kein Arbeitsentgelt, unterliegt er nicht der Versicherungspflicht als Arbeitnehmer nach den vorgenannten Rechtsvorschriften, sondern wird nach ß 5 Abs. 1 Nr. 10 SGB V beziehungsweise ß 20 Abs. 1 Satz 2 Nr. 10 in Verbindung mit Satz 1 SGB XI als Praktikant kranken- und pflegeversicherungspflichtig.

Diese Kranken- und Pflegeversicherungspflicht wird nicht wirksam, wenn der Praktikant nach anderen Rechtsvorschriften kranken- und pflegeversicherungspflichtig oder als Familienversicherter versichert ist.

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung unterliegen Vorpraktikanten unabhängig davon, ob das Praktikum mit oder ohne Bezug von Arbeitsentgelt abgeleistet wird, immer der Versicherungspflicht als “zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte” nach § 1 Satz 1 Nr. 1 SGB VI beziehungsweise § 25 Abs. 1 SGB III. In den Fällen, in denen der Vorpraktikant kein Arbeitsentgelt erhält, sind die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung nach einem fiktiven Arbeitsentgelt in Höhe von einem Prozent der monatlichen Bezugsgröße zu entrichten (§ 162 Nr. 1 SGB VI, § 342 SGB III). Dieser Wert beträgt 2004 für die alten Bundesländer 24,15 Euro, für die neuen Bundesländer 20,30 Euro monatlich.

Zwischenpraktikum
Üben Praktikanten das in der Studien- und Prüfungsordnung vorgeschriebene Praktikum während des Studiums – also nach erfolgter Immatrikulation/Aufnahme des Studiums – aus, so sind sie versicherungsrechtlich weiterhin als Studenten anzusehen, da sie das Studium bereits vor dem Praktikum ausgeübt haben und es nach Abschluss des Praktikums fortführen. Die Unterbrechung des Studiums durch das Praktikum wirkt sich versicherungsrechtlich nicht aus, sodass die bis dahin gegebenenfalls bestehende Versicherungspflicht in der Krankenversicherung der Studenten nicht beendet oder unterbrochen wird, sondern erhalten bleibt.

Nach dem Willen des Gesetzgebers soll die Kontinuität des Versicherungsschutzes für die gesamte Dauer des Studiums, also auch während eines Praktikums, gewährleistet sein.

Dies wird dadurch erreicht, dass Praktikanten, die während ihres Studiums als ordentlich Studierende einer Hochschule oder einer der fachlichen Ausbildung dienenden Schule gegen Arbeitsentgelt beschäftigt sind, versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sind (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, § 20 Abs. 1 SGB XI, § 27 Abs. 4 SGB III).

Für den Bereich der Rentenversicherung gilt, dass Studenten, die während des Studiums ein in der Studien- und Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum ableisten, ebenfalls versicherungsfrei sind (§ 5 Abs. 3 SGB VI).

Bei einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum spielt die Dauer des Praktikums, die wöchentliche Arbeitszeit und die Höhe des gegebenenfalls während des Praktikums erzielten Arbeitsentgeltes keine Rolle.

Nachpraktikum
Bei einigen Studiengängen muss das Praktikum nach erfolgreichem Abschluss der theoretischen Hochschulausbildung absolviert werden.

Die versicherungsrechtliche Beurteilung ist in diesen Fällen nach den Regelungen, die für Vorpraktikanten gelten, vorzunehmen.

Vor- oder Nachpraktikum – geringfügige Beschäftigung?
Die versicherungsrechtliche Beurteilung eines Vor- oder Nachpraktikums wurde bereits mehrfach auf Spitzenverbandsebene der Sozialversicherungsträger erörtert.

Diskutiert wurde, ob ein Vor- oder Nachpraktikum, das in einem zeitlich begrenzten Rahmen von maximal zwei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres oder mit einem monatlichen Arbeitsentgelt von weniger als 400 Euro ausgeübt wird, als geringfügige Beschäftigung versicherungsfrei bleiben kann. Nach Auffassung der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger ist ein Praktikum eine Beschäftigung im Rahmen der betrieblichen Berufsbildung beziehungsweise der Berufsausbildung. Die Regelungen über die Versicherungsfreiheit geringfügiger Beschäftigungen gelten nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht für Beschäftigungen, die im Rahmen betrieblicher Bildung oder betrieblicher Berufsausbildung ausgeübt werden. Daher kommt Versicherungsfreiheit auch bei Ausübung einer dem Grunde nach geringfügigen Beschäftigung nicht in Betracht.

Diese Praktikanten unterliegen grundsätzlich während der Dauer ihres Praktikums als “zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte” der Versicherungspflicht als Arbeitnehmer in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 SGB V, § 20 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 in Verbindung mit Satz 1 SGB XI, § 1 Nr. 1 SGB VI, § 27 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 SGB III).

Geringverdienergrenze bei Praktikanten
Die Geringverdienergrenze beträgt seit dem 1.August 2003 einheitlich für die alten und neuen Bundesländer 325 Euro. Sie gilt nur noch für Versicherte, die im Rahmen ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind. Vorgeschriebene Vor- und Nachpraktika gehören zu den Beschäftigungen während einer Berufsausbildung. Sofern für diese Praktika im Rahmen einer versicherungspflichtigen Beschäftigung Beiträge zur Kranken-, Pflege- Renten- und Arbeitslosenversicherung zu zahlen sind, sind diese vom Arbeitgeber alleine zu tragen, wenn das monatliche Arbeitsentgelt nicht mehr als 325 Euro beträgt.

Gleiches gilt auch für die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge der Vor- und Nachpraktikanten, die kein Arbeitsentgelt erhalten.

Beträgt das monatliche Entgelt mehr als 325 Euro, sind die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung jeweils zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu tragen.

Studenten
Eine Person ist Student, sofern eine gültige Immatrikulationsbescheinigung vorliegt, das Studium wöchentlich mehr als 20h betrieben wird und sich der Student maximal im 25. Semester befindet. Bei Langzeitstudenten ab dem 25. Semester gehen die Sozialversicherungsträger davon aus, dass sich der Student weniger als 20h die Woche mit dem Studium beschäftigt, das Studium also von untergeordneter Bedeutung ist. Es entfällt dann der Status „Student“.

Ist eine Person ordentlicher Student, dann besteht zumeist eine Mitversicherung bei der Krankenversicherung des Hauptverdieners der Familie (noch üblicherweise der Vater der Person), so dass keine eigene Versicherungspflicht besteht. Hier ist es dann oft günstiger, den Studenten nicht über ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis abzurechnen, sondern als Normalbeschäftigung ohne Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Da die Eltern einer in Ausbildung (Studium) befindlichen Person bis zu dessen 25. Lebensjahr Kindergeld erhalten, sollte darauf geachtet werden, dass die Einkünfte (Gehalt abzüglich Werbungskosten) und Bezüge (hier z.B. Bafög) des Studenten den Monatsbetrag von € 640 bzw. Jahresbetrag von € 7.680 nicht übersteigen, da anderenfalls alle steuerlichen Begünstigungen für die Eltern entfallen.

Rentner
Erhält eine Person, Bezüge aus der gesetzlichen Rentenversicherung, so besteht Beitragsfreiheit in der Rentenversicherung.

Nur eine Person, die eine Regelaltersrente erhält, kann unbegrenzt hinzuverdienen. Bei allen anderen ist der Hinzuverdienst zumeist auf € 165 pro Monat beschränkt. Die Hinzuverdienstgrenzen sind für Rentner aber so unterschiedlich, das hier immer eine Einzelfallprüfung vorzunehmen ist, damit keine Rentenkürzungen vorgenommen werden.

Ausländische Mitbürger
Ist eine Person nicht deutscher Nationalität, ist immer zu prüfen, ob eine gültige EU-Arbeitsgenehmigung vorliegt. Verfügt die Person über eine deutsche Sozialversicherungsnummer, liegt die EU-Arbeitsgenehmigung vor.

Personen mit Bezug von Arbeitslosenunterstützung oder Hartz IV
Der Hinzuverdienst beträgt maximal € 165 pro Monat, damit die Unterstützung nicht gekürzt wird. Es ist monatlich eine Bescheinigung über den Hinzuverdienst beim Arbeitsamt

Gehaltsbestandteile
Grundsätzlich ist alles, was der Arbeitgeber aufgrund des Angestelltenverhältnisses an den Arbeitnehmer zahlt, Gehaltsbestandteil. Es gibt zusätzlich Gehaltsbestandteile, die nicht in Geldeswert, sondern in Sachwert gewährt werden: z.B. Privatanteile des Firmenwagens, Personalbeköstigung in Gaststätten, verbilligte Arbeitgeberdarlehen, unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Personalwohnungen. Diese Gehaltsbestandteile unterliegen ebenfalls der Lohnsteuer und der Sozialversícherung.

Es gibt nur die explizit in § 3 Einkommensteuergesetz aufgeführten Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden können, wie:

Erstattung von Werbungskosten z.B. bei doppelter Haushaltsführung oder Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ab dem 20ten Kilometer; zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Zuschüsse zum Kindergartenbeitrag von schulpflichtigen Kindern; Werkzeuggeld; Berufskleidung.

Während der Arbeitszeit gereichte Getränke (Wasser, Kaffee, Tee, Säfte, Gebäck, Süßigkeiten) sind als Selbstverständlichkeit nicht lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Anders ist es bei Essen. Hier kann abgabenfrei nur dann etwas gewährt werden, wenn es sich um eine betriebsbedingte Besonderheit handelt, wie Überstunden bei Terminarbeiten oder ausserplanmäßige Arbeit an Wochenenden und Feiertagen. Alles darüber hinaus gewährte Essen wäre als geldwerter Vorteil zu rechnen und sollte vermieden werden.

Nimmt ein Arbeitnehmer an einer Bewirtung eines Geschäftspartners teil oder führt die Bewirtung im Namen des Arbeitgebers durch, dann ist die Rechnung insgesamt eine Betriebsausgabe, die steuerlich zu 70% abzugsfähig ist. Die 30% nichtabzugsfähige Betriebsausgabe geht voll zu Lasten des Arbeitgebers, der Arbeitnehmer hat nichts zu versteuern.

Betriebsfeiern
Lohn-und sozialversicherungsfrei können pro Jahr 2 Betriebsfeiern vorgenommen werden, wobei die Gesamtkosten pro Mitarbeiter und Jahr € 110 nicht übersteigen dürfen. Dabei darf eine Übernachtung bei einer Veranstaltung enthalten sein (Sicherheitsaspekt wegen Alkoholgenuss). Übersteigen die Kosten der Betriebsfeiern die € 110, sind geltwerte Vorteile zu versteuern.

Berufsgenossenschaft
Die Berufsgenossenschaft ist die Unfallversicherung für Angestellte. Wer Arbeitgeber ist, ist Pflichtmitglied in einer Berufsgenossenschaft und hat sich dort anzumelden. Jährlich werden dann auf das beitragspflichtige Entgelt Beiträge zur Berufsgenossenschaft erhoben. Im Falle eines Unfalls auf dem Weg zur Arbeit oder während der Arbeitszeit übernimmt die Berufsgenossenschaft spezifische Leistungen. Der Arbeitgeber ist lediglich wie im Krankheitsfall zur Lohnfortzahlung von 6 Wochen verpflichtet.

Krankheitsfall
Ist ein Arbeitnehmer erkrankt, hat er spätestens am 3. Tag der Erkrankung eine vom behandelnden Arzt ausgestellte Krankmeldung beim Arbeitgeber einzureichen. Der Arbeitgeber ist zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für 6 Wochen verpflichtet, danach übernimmt die Krankenkasse die Lohnfortzahlung, wenn es sich um ein – und dieselbe Krankheit handelt. Wird keine Krankmeldung eingereicht, verliert der Arbeitgeber den Anspruch auf die Lohnfortzahlung, weil die 6 Wochen nicht dokumentiert sind.

Einzugsermächtigungen
Es besteht die Möglichkeit, der Bundesknappschaft, den Krankenkassen und dem Finanzamt Einzugsermächtigungen für die abzuführenden Beträge zu gewähren. Dies hat den Vorteil, dass die Terminüberwachung der Zahlungen entfällt und die Abbuchenden die Kontogebühren übernehmen. Zudem können keine Säumniszuschläge entstehen.

Benötigte Unterlagen bei Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Am besten Personalbogen verwenden:

  • Arbeitsvertrag für die vereinbarten Bedingungen
  • Persönliche Daten
  • Lohnsteuerkarte
  • Sozialversicherungsnummer
  • Krankenversicherung
  • Bankverbindung

Information über Änderungen im Personalstamm oder Gehalt der Mitabeiter

Da ab dem 20ten des Monats die Gehälter bearbeitet werden, sind Angaben über Änderungen bis zu diesem Zeitpunkt zu melden. Anderenfalls kann die Gehaltsabrechnung schon bearbeitet sein und müsste geändert werden. Es fallen dann doppelte Bearbeitungskosten an, die bei rechtzeitiger Meldung vermieden werden können.

Kündigung

Im Arbeitsvertrag selber sollte bereits eine Vereinbarung über Kündigungsmodalitäten getroffen werden. Üblicherweise wird eine Probezeit von 3 oder 6 Monaten eingeräumt, in der eine Kündigungsmöglichkeit von 14 Tage zum Monatsende gilt. Nach Ablauf der Probezeit gelten meistens längere Kündigunsfristen. Gesetzlich sind 4 Wochen zum Monatsende vorgesehen. Bei längerer Beschäftigungsdauer erhöht sich die Kündigungsfrist gemäß § 622 (2) BGB wie folgt:

Wenn das Arbeitsverhältnis:

  1. zwei Jahre bestanden hat, einen Monat zum Ende eines Kalendermonats,
  2. fünf Jahre bestanden hat, zwei Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  3. acht Jahre bestanden hat, drei Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  4. zehn Jahre bestanden hat, vier Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  5. zwölf Jahre bestanden hat, fünf Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  6. 15 Jahre bestanden hat, sechs Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  7. 20 Jahre bestanden hat, sieben Monate zum Ende eines Kalendermonats.

Im Rahmen der Kündigung hat der Arbeitgeber die Pflicht, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass dieser sich unverzüglich mit Bekanntwerden der Kündigung bei der Agentur für Arbeit zu melden hat.

Für den Angestellten bedeutet eine eigene Kündigung oder ein Mitwirken daran (im Gegenseitigen Einvernehmen) in den meisten Fällen eine Sperre beim Arbeitslosengeldbezug von 3 Monaten. Deswegen lassen sich die meisten Angestellten betriebsbedingt kündigen.

Der Angestelle hat einen Anspruch auf ein qualifiziertes, also aussagefähiges Zeugnis. Nach der Rechtsprechung soll es ihm aber nicht die Möglichkeit verbauen, in Zukunft eine Neuanstellung zu erhalten. Aus diesem Grunde wird immer positiv formuliert, die Beurteilung findet sich dann in den verschiedenen Klauseln wieder (z.B. zu unserer vollsten Zufriedenheit =1, zu unserer vollen Zufriedenheit = 2, zu unserer Zufriedenheit = 3 etc.).