Finanzbuchhaltung (Hamburg) und Zahlungsverkehr

Zum Ende eines Jahres hat ein Unternehmen eine Gewinnermittlung (als Einnahmen – Überschussrechnung oder als Bilanz) zu erstellen. Grundlage dafür ist die Finanzbuchhaltung (kurz Buchhaltung). In der Buchhaltung wird jeder betriebliche Beleg erfasst. Jeder Lebenssachverhalt:

• Einkauf von Waren oder Dienstleistungen
• Verkauf der eigenen Ware oder Leistung
• Einstellung von Personal
• Anmietung von betrieblichen Räumlichkeiten etc.

führt zu Belegen, die verarbeitet werden müssen.

Die Buchhaltung kann monatlich, quartalsweise oder einmal jährlich erstellt werden. Dieser Turnus orientiert sich an den Abgabezeiträumen der Umsatzsteuer.

Ein Existenzgründer ist verpflichtet, mindestens 1 Jahr lang monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen einzureichen, also ist auch die Buchhaltung monatlich zu erstellten.

Beträgt die abzuführende Jahresumsatzsteuer mehr als € 1.000 aber weniger als € 7.500, dann setzt das Finanzamt den Unternehmer ab dem Jahr 2 auf eine quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuer.

Es gibt Unternehmen, die keine Umsatzsteuern abzuführen haben. Dies sind beispielsweise Banken, Versicherungsmakler, Finanzdienstleister oder Ärzte. Ein solches Unternehmen könnte die Buchhaltung einmal im Jahr erstellen. Dies gilt ebenso für ein Unternehmen, welches Umsatzsteuern abzuführen hat, die Jahresumsatzsteuer aber € 1.000 nicht übersteigt.

Ratsam ist es aber nicht, die Buchhaltung einmal jährlich zu erstellen, da man unterjährig nicht weiß, wo man tatsächlich mit seinem Unternehmen steht. Zudem ist nicht ersichtlich, ob die Belege vollständig sind und nach mehr als einem Jahr noch für die Vollständigkeit zu sorgen, wirft meistens Probleme auf.

Zur Erstellung der Buchhaltung werden die Belege in immer demselben Schema sortiert. Je nach Art der Gewinnermittlung kann man dabei unterschiedlich vorgehen.

Die einfachste Art der Gewinnermittlung ist die Einnahmen-Überschussrechnung. Bei dieser kann die Buchhaltung als Sammlung der Einnahmen- und Ausgabenbelege ohne ein Bankkonto zu benutzen, erstellt werden. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung werden die Sachverhalte mit wenigen Ausnahmen dem Jahr, Quartal oder Monat zugeordnet, in dem das dazugehörende Geld geflossen ist.

Im Gegensatz dazu werden bei der Gewinnermittlung über die Bilanzierung die Sachverhalte dem Jahr, Quartal oder Monat zugeordnet, in dem sie verursacht bzw. in dem sie geleistet wurden.

Bei der Bilanzierung ist es somit unerlässlich, die Buchhaltung wie folgt zu strukturieren:

• Eingangsrechnungen (Rechnungen anderer Unternehmen an das eigene)
• Ausgangsrechnungen (für die eigenen erbrachten Leistungen)
• Bankkontoauszüge,
• Kreditkartenabrechnungen mit den dazugehörenden Belegen,
• Barbelege,
• sonstige Sachverhalte.

Die Buchhaltung wird benötigt, um das Jahresergebnis zu ermitteln, denn das Jahresergebnis wird der Besteuerung zugrunde gelegt: also der Gewinn bzw. der Verlust. Das Ergebnis stellt eine Aufsummierung sämtlicher Einnahmen abzüglich sämtlicher Ausgaben dar. Einnahmen und Ausgaben werden dabei unterschiedlich weit untergliedert.

Eine mögliche Untergliederung der Einnahmen kann anhand der unterschiedlichen Tätigkeitsbereiche einer Unternehmung erfolgen. Bei unserem Steuerbüro beispielsweise wird nach den Bereichen:

• Beratung
• Buchführung
• Gehaltsabrechnung
• Steuererklärung
• Wirtschaftsprüfung

unterschieden.

Bei einem Handelsunternehmen unterscheidet man eher in die Zielgebiete, in denen die Waren vertrieben werden, wie:

• Inland 19% USt =Umsatzsteuer
• innergemeinschaftlich an Unternehmer 0% USt
• Drittland an Unternehmer und Endverbraucher 0% USt.

Das jeweilige Unternehmen kann die Einnahmen trennen in die Bereichen, welche die größte Aussagekraft für das eigene Unternehmen hat.

Bei den Ausgaben wird von den meisten Unternehmen folgende Unterteilung gewählt, welche bei Kaufleuten zwingend vorgeschrieben ist:

• Fremdleistungen und Wareneinkauf
• Personalkosten
• Raumkosten
• Versicherung, Beiträge und sonstige Abgaben
• Pkw-Kosten
• Werbe-, Repräsentations- und Reisekosten
• Verkaufsprovisionen
• Kosten der Instandhaltung sowie Werteverzehr (Abschreibungen) des Anlagevermögens
• allgemeine Verwaltungskosten wie Porto, Telekommunikation, Bürobedarf, Fachliteratur, Fortbildung, Rechtsberatung, Geldverkehr und sonstiger Betriebsbedarf, neutrale Ausgaben wie Zinsen und Steuern.

Somit ist es notwendig, die durch das Wirken der Unternehmung durch die Lebenssachverhalte produzierten Belege in die genannte Struktur zu bringen: und das macht die Finanzbuchhaltung.

Zahlungsverkehr

Die oben beschriebene Buchhaltung kann aber nicht nur dazu benutzt werden, die notwendigen Ergebnisse für die Gewinnermittlung zu generieren, sondern sie ist vielseitig weiter einsetzbar, unter anderem kann der gesamte Zahlungsverkehr über die Buchführung abgewickelt werden.

Durch konsequentes Einpflegen der Kunden- und Lieferantendaten sowie der Erfassung der einzelnen Kunden = Ausgangsrechnungen sowie Lieferanten = Eingangsrechnungen mit Zahlungszielen (sofort netto, 30 Tage netto, 10 Tage 2 % Skonto etc.) ermöglicht es, die Lastschriften von Kunden bzw. die Überweisungen an die Lieferanten über die Buchführung zu generieren.

Voraussetzung dafür ist, dass die Buchführung in einem Turnus bearbeitet wird, welcher den Zahlungsfristen angepasst wird. In unserem Steuerbüro sind die festen Lieferanten angewiesen worden abzubuchen, so dass unsere eigene Buchführung im 14 Tage Rhythmus bearbeitet wird, denn es sind sehr wenige Lieferantenrechnungen zu bezahlen.

Je umfangreicher der Kunden- und besonders der Lieferantenverkehr ist, desto kürzer ist der Rhythmus der Bearbeitung der Buchführung zu wählen.

Ein weiterer Vorteil der konsequenten Pflege der Kunden- und Lieferantendaten sowie der Strukturierung der Buchführung nach den oben beschriebenen Regeln der Bilanzierung ist die Möglichkeit der automatischen Buchung der einzelnen Bankbewegungen.

Unser Buchführungssystem ist in der Lage, ein Bankkonto, welches als Online-Konto im HBCI-Verfahren mit PIN und TAN eingerichtet ist, online bei der Bank abzufragen und über Kontierungsregeln automatisch in die Buchhaltung zu übergeben unter Berücksichtigung der individuellen Struktur der Buchhaltung.

Dabei wird von unserem Steuerbüro nur die PIN benötigt, welche den Zugang zur Bank herstellt. Da uns keine TAN zur Verfügung stehen, haben wir nur einen Lesezugriff, Buchungen selber können wir nicht generieren, was ja auch nicht soll.

Da Buchhaltung zu 80% Routine ist und nur zu 20% spezielle Beurteilungen verlangt, ist die Buchhaltung sehr gut zu automatisieren und damit auch bei tieferen Strukturierungen kostengünstig zu erstellen.