Betriebsprüfung: Eine gute Vorbereitung zahlt sich aus

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Wenn eine Prüfungsanordnung des Finanzamts im Briefkasten liegt, sorgt das häufig für Unruhe in dem zu prüfenden Unternehmen. Die Sorgen vor vielen Nachfragen, möglichen Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen sind groß. Steht eine Prüfung ins Haus, sollte zunächst der steuerliche Berater über die anstehende Prüfung informiert werden. Eine gute, gemeinsame Prüfungsvorbereitung kann erheblich zur Entspannung beitragen, denn wer sich mit Ablauf, Spielregeln und Tücken einer Prüfung auskennt, kann viele unangenehme Überraschungen vermeiden. Bei einer Betriebsprüfung gilt:

• Wie oft das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung vorbeischaut, hängt neben anlassbezogenen Prüfungen insbesondere von der Größe des Unternehmens ab. Das Spektrum reicht vom Kleinstbetrieb, der statistisch nur sehr selten geprüft wird, bis zu Großbetrieben, die laufend der Prüfung unterliegen. Auch Privatpersonen können geprüft werden, sofern sie in einem Jahr mindestens 500.000 EUR positive Einkünfte aus nichtunternehmerischen Tätigkeiten erhalten.
• Im Unterschied zu den Überraschungsbesuchen im Rahmen der Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder Kassennachschau muss eine Betriebsprüfung vom Fiskus immer schriftlich angekündigt werden. Damit sind Umfang, Dauer und Zeitraum der Prüfung bekannt und Steuerzahler können sich gemeinsam mit ihrem Steuerberater darauf vorbereiten.
• Der Ablauf einer Prüfung sollte mit dem Steuerberater besprochen werden. Im Zuge einer Schwachstellenanalyse lassen sich vorab kritische Punkte besprechen und entschärfen, wie z.B. ungewöhnliche Entnahme- oder Einlagetatbestände. Vorab sollte gemeinsam überlegt werden, ob eine Verfahrensdokumentation oder die Implementierung eines Tax Compliance Management Systems sinnvoll ist.
• Während der Prüfung kann der Steuerberater bei der Entwicklung der richtigen Strategie beraten und Lösungsoptionen für strittige Fälle aufzeigen.
• Steuerzahler, die geprüft werden, unterliegen bestimmten Mitwirkungspflichten. Sie müssen Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen, Erläuterungen geben, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlich sind, und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse unterstützen.
• Die Finanzbehörden haben bei der Prüfung in der Regel direkten Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme des Geprüften, wo die relevanten Unterlagen digital zur Verfügung stehen.
• Wurden alle Unterlagen und Daten geprüft, endet die Prüfung regelmäßig mit einer Schlussbesprechung und einem Prüfungsbericht mit den Prüfungsfeststellungen.

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(aus: Ausgabe 05/2024)