Betriebsausgaben – ein Überblick

Betriebsausgaben sind diejenigen Ausgaben die notwendig sind, um die Betriebseinnahmen zu generieren und zu erhalten. Es werden dabei folgende Kategorien unterschieden:

  • Wareneinsatz beim Handelsunternehmen,
  • Fremdleistungen als Dienstleistungen anderer Unternehmer mit direktem Bezug zu den eigenen Ausgangsumsätzen (sogenannte Subunternehmer),
  • Personalkosten aus dem Einsatz von Angestellten in Vollzeit, Teilzeit oder als ge-ringfügig Beschäftigte,
  • Raumkosten für Büroflächen, Betriebsflächen oder Lagerflächen (siehe auch unter Arbeitszimmer),
  • Beiträge für Berufsverbände oder Pflichtmitgliedschaften in Handelskammer, Ärz-tekammer, Architektenkammer usw.,
  • Versicherungen für Risiken aus der eigentlichen unternehmerischen Tätigkeit (Be-triebshaftpflicht), für die Einrichtungsgegenstände und die Elektronik sowie für Personenschäden,
  • Kfz-Kosten für den Betriebs-Pkw (Steuer, Versicherungen, Benzin, Reparatur, sie-he hier auch Kfz-Privatanteil),
  • Werbekosten für die Präsentation des Unternehmens am Markt (Internetauftritt, Flyer, Anzeigen, Visitenkarten),
  • Reisekosten für Geschäftsreisen (Fahrtkosten für Bahn, Taxi und Flugzeug, Hotel-kosten für Übernachtungen sowie Verpflegungspauschalen für den Mehrbedarf an eigenem Essen – € 6 bei mind. 8 Stunden Abwesenheit, € 12 bei mind. 14 Stunden Abwesenheit und € 24 bei mehrtätigen Reisen),
  • Repräsentationskosten (Geschenke mit max. € 35 je Geschäftsfreund und Jahr sowie Bewirtungskosten – Belege immer ausfüllen auf der Rückseite mit den Na-men der Beteiligten, sich selber auch, am besten bei allen Personen deren Funktion angeben, um die betriebliche Veranlassung herauszustreichen und den Zweck der Besprechung mit Bezeichnung wie Projekt XY, Akquisition oder Erfahrungsaus-tausch. Man kann auch seinen EDV-Berater zum Essen einladen, wenn dieser die PC-Anlage einmal wieder bis spät in die Nacht eingerichtet hat),
  • Verkaufprovisionen (wenn man Gelder dafür bezahlt, das man empfohlen wird und einen Auftrag bekommt),
  • Gewährleistungsaufwand für Nachbesserungen an bereits abgerechneten Aufträ-gen,
  • Mieten für Einrichtungsgegenstände (Kopierer, Server, Telefonanlage),
  • Reparaturkosten für Einrichtungsgegenstände,
  • Abschreibungsbeträge für Einrichtungsgegenstände (das ist die Verteilung der An-schaffungskosten langlebiger Wirtschaftsgüter auf deren Nutzungsdauer – bei-spielsweise werden die Anschaffungskosten für Schreibtische und Schränke über 10 – 13 Jahre verteilt, bei Kopierern und Faxgeräten beträgt die Nutzungsdauer 5 Jahre und bei Computern 3 Jahre gemäß den amtlichen Abschreibungstabellen),
  • Kosten der eigenen Verwaltung wie Porto, Kuriere, Telekommunikation, Büro- und EDV-Bedarf, Fachliteratur, Fortbildungen, Rechts- und Steuerberatung, Kontofüh-rung und sonstigen Betriebsbedarf.

Der Unternehmer ist derjenige, welcher die Begründung gibt, warum eine Ausgabe be-trieblich veranlasst ist. Wenn aber einem selber keine betriebliche Begründung der Kosten einfällt, wird es sich aller Wahrscheinlichkeit nach um eine Privatausgabe handeln.