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Durchlaufende Posten oder Weiterberechnung

Was ist jeweils damit gemeint und wie verwende ich es richtig!

Jeder Unternehmer steht irgendwann vor dem Rätsel, wie die neben der eigentlichen Leistung entstandenen Kosten ordnungsgemäß an den Auftraggeber weiter gegeben werden sollen.

Was sind durchlaufende Posten und wie habe ich diese in der Buchhaltung abzubilden?

Durchlaufende Posten stellen für den Unternehmer weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben dar. Es handelt sich lediglich um für einen anderen (eventuell auch Unternehmer) verauslagte Gelder. Die Originalbelege werden an den anderen (für den diese Ausgaben getätigt wurden) weitergegeben. Der andere setzt die Ausgaben direkt in seiner Buchhaltung an. Voraussetzung dafür ist, dass es sich entweder um Kleinbetragsrechnungen unter € 250 handelt oder aber um Rechnungen, die direkt auf den Namen des anderen Unternehmers ausgestellt sind.

Gemäß § 10 Abs. 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz gehören diejenigen Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt (durchlaufende Posten), nicht zum Entgelt.

Wie genau gehe ich vor? Ein kleines Beispiel…

Ein Rechtsanwalt R vertritt einen Auftraggeber A vor Gericht. Dabei entstehen Gerichtskosten in Höhe von € 200 und es wird auf den Namen des A eine Gerichtskostenrechnung ausgestellt. Der R bezahlt die Gerichtskosten für den A vor Ort beim Termin. Nach dessen Beendigung stellt der R dem A die Rechnung für den Gerichtstermin mit € 1.000 zuzüglich € 190 Umsatzsteuer = EUR 1.190 in Rechnung. Danach führt er die für den A verauslagten Gerichtskosten von € 200 auf und erhält die Endsumme von € 1.390. Die Originalrechnung des Gerichts fügt der R mit bei und behält zum Berweis eine Kopie bei seinen Unterlagen. Der A hat in seiner Buchhaltung nun die Rechnung für die Leistung des Rechtsanwaltes zu berücksichtigen und die Gerichtskosten. Über die Zahlung von € 1.390 hat der A die Rechtsanwaltsrechnung und die Gerichtskosten bezahlt.

Was genau sind Weiterberechnungen und wie gestalte ich diese richtig?

Bei einer Weiterberechnung stellt man zusätzlich zu seinem Honorar an den Kunden Ausgaben in Rechnung, die für diesen Auftrag angefallen und im Rahmen der Leistungsvereinbarung zur Weiterberechnung vorgesehen sind. Üblicherweise handelt es sich hierbei um Reisekosten oder andere Nebenleistungen, die mit der eigenen Hauptleistung in Verbindung stehen. Will man die getätigten Ausgaben belegen, fügt man der Weiterberechnung eine Kopie der getätigten Ausgaben bei. Die Originale verbleiben in der eigenen Buchhaltung und werden dort als Ausgaben erfasst. Durch die Weiterberechnung an den Kunden werden die Ausgaben in der eigenen Buchführung neutralisiert, denn über die Weiterberechnung hat diese Kosten letztendlich der Kunde getragen.
Man hat das eigene Honorar somit um die weiterberechneten Ausgaben erhöht.

Wie genau gehe ich vor? Ein kleines Beispiel…

Der Designer D aus Hamburg hat für seinen Auftraggeber A einen Termin in Berlin wahrgenommen. Für diesen Termin haben die beiden € 1.000 netto vereinbart. Zusätzlich ist vereinbart, dass der A dem D entstandene Reisekosten erstattet. Der D hat auf den eigenen Namen die Bahnkarte von € 76 gebucht. Nach der Rückkehr in Hamburg stellt der D dem A die Rechnung. Darin führt er die € 1.000 netto für den Termin auf.

Und für den nächsten Teil ist Aufmerksamkeit geboten!

Damit der D dem A nicht Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer berechnet, muss aus der Bahnkarte von € 76 erst die Umsatzsteuer von € 12,13 herausgerechnet werden. Denn die in der Bahnkarte enthaltene Umsatzsteuer erhält der D ja als Vorsteuer vom Finanzamt wieder. Der Netto-Preis der Bahnkarte beträgt somit € 63,87. Diese addiert der D zur Honorarsumme von € 1.000 hinzu und erhält eine Netto-Rechnung von € 1.063,87. Auf diesen Netto-Betrag kommt nun noch die Umsatzsteuer von 19% mit € 202,13 hinzu und der Rechnungsendbetrag lautet dann auf € 1.266,00.

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Anja Holzapfel


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Steuerberaterin
vereidigte Buchprüferin
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