Neue E-Rechnungspflicht: Dokumente im PDF-Format reichen nicht aus

Neues zum Thema Steuern

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen, wenn sie gegenüber anderen Unternehmen (z.B. Einzelhandel, Gewerbebetriebe, gemeinnützige Einrichtungen) Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen.

Hinweis: E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in einem speziellen computerlesbaren Format vorliegen (z.B. als X-Rechnung oder im ZUGFeRD-Format).

Unternehmen müssen seit Jahresbeginn sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Hierzu müssen sie als Mindestanforderung ein E-Mail-Postfach zum Empfang von E-Rechnungen unterhalten und über eine Software zur Visualisierung der strukturierten Datensätze sowie zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen verfügen. Eine über die Archivierungspflicht hinausgehende Verpflichtung zur elektronischen Weiterverarbeitung der E-Rechnung besteht nicht.

Für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung geschaffen: Unternehmen wird eine zweijährige Frist bis zum 31.12.2026 gewährt. Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von maximal 800.000 EUR haben sogar bis zum 31.12.2027 Zeit, um auf die elektronische Rechnungsausstellung umzustellen. Ab dem 01.01.2028 tritt diese Verpflichtung dann grundsätzlich für alle Unternehmen in Kraft.

Hinweis: Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten aber nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Ausgenommen sind Rechnungen an Endverbraucher (sog. B2C-Umsätze) und für zahlreiche steuerfreie Umsätze (z.B. steuerfreie Grundstücksvermietungen, Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen). Darüber hinaus greifen Ausnahmen für Kleinbeträge bis 250 EUR (brutto), Fahrausweise und Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden.

Um selbst elektronische Rechnungen ausstellen zu können, bedarf es einer Software, die E-Rechnungen in dem erforderlichen Format erstellen kann. Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z.B.  „pdf“- oder „jpeg“-Dateien) sind keine E-Rechnungen und spätestens ab 2028 im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Hinweis: Ab 2028 müssen also alle im B2B-Bereich agierenden Unternehmen – abgesehen von wenigen Ausnahmen – E-Rechnungen empfangen und ausstellen können. Sie sollten sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten und ihre Prozesse anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

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(aus: Ausgabe 06/2025)