Vorlagepflicht bei Außenprüfungen: Finanzamt darf E-Mails mit steuerlichem Bezug en bloc anfordern

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Wenn Unternehmen vom Finanzamt (FA) einer Außenprüfung unterzogen werden, stellt sich ihnen häufig die Frage, welche Unterlagen sie dem Prüfer zugänglich machen müssen. In der höchstrichterlichen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ist geklärt, dass die Anforderung von Unterlagen en bloc zulässig ist – ein Vorlageverlangen des Amts darf sich daher bspw. allgemein auf „Eingangs- und Ausgangsrechnungen“, „Belege zu baren Geschäftsvorfällen“, „Unterlagen über die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung“ oder „Unterlagen über die Einkünfte aus Kapitalvermögen“ erstrecken.

Nach einem neuen Beschluss des BFH ist das FA im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich auch berechtigt, vom geprüften Unternehmen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Nicht erlaubt ist hingegen, ein sog. Gesamtjournal anzufordern, das noch erstellt werden muss und auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält.

Im zugrunde liegenden Fall hatte das Amt im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage sämtlicher E-Mails verlangt, welche die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines Agreements mit einer anderen Konzerngesellschaft einschließlich der Verrechnungspreisdokumentation betrafen. Der BFH gab grünes Licht für diese Anforderung und erklärte, dass das Amt nicht gehalten gewesen sei, die vorzulegenden E-Mails noch weiter zu konkretisieren; es habe vielmehr dem geprüften Unternehmen überlassen können, die einschlägigen E-Mails herauszusuchen.

Hinweis: Auch E-Mails gelten als Handels- und Geschäftsbriefe, die nach der Abgabenordnung geordnet aufzubewahren sind. Dieser Pflicht unterliegen auch (digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise.

(aus: Ausgabe 12/2025)