Elektronische Fahrtenbücher: Spätere Eintragungen der Fahrten „en bloc“ sind unzulässig

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Wer seinen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen darf, muss diese Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern – entweder per Pauschalbesteuerung oder per Fahrtenbuch. Bei der Pauschalbesteuerung kommt die sogenannte 1-%-Regelung (bei Autos mit Verbrennermotoren) bzw. die 0,25-%-Regelung (bei Elektrofahrzeugen) oder die 0,50-%-Regelung (bei einigen Hybridfahrzeugen) zur Anwendung. Die Pauschalbesteuerung ist die einfachste Variante der Versteuerung eines Dienstwagens. Das Führen eines Fahrtenbuchs erfordert etwas mehr Aufwand. Es lohnt sich aber insbesondere, wenn der Firmenwagen bereits abgeschrieben oder ein Gebrauchtwagen ist oder wenn nur wenige private Fahrten unternommen werden.

Früher wurden Fahrtenbücher ausschließlich per Hand geführt, inzwischen werden aber viele elektronische Fahrtenbücher verwendet – hierfür existieren zahleiche Softwarelösungen. Das Finanzamt erkennt die digitale Fahrtenbuchvariante nur unter strengen Voraussetzungen an. Vor allem mit Blick auf nachträgliche Veränderungen ist Vorsicht geboten: Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung sind nachträgliche Änderungen nur ausnahmsweise zulässig, wenn diese in der ursprünglichen Datei dokumentiert und offengelegt werden, also erkennbar sind. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und wird folglich von den Finanzämtern verworfen.

Nach neuerer Rechtsprechung des Finanzgerichts Düsseldorf erfüllt ein elektronisches Fahrtenbuch nicht die von der Rechtsprechung geforderte geschlossene Form, wenn Einträge darin lediglich in einem drei- bis sechswöchigen Rhythmus „en bloc“ vorgenommen und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten werden, die später entsorgt werden. Das Gericht erklärte, dass eine äußere geschlossene Form eines per Computerprogramm erzeugten Fahrtenbuchs nur vorliege, wenn nachträgliche Veränderungen an zu früheren Zeitpunkten eingegebenen Daten entweder technisch ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert und „bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme“ erkennbar seien. Eine separate Änderungsprotokolldatei genügt demnach nicht den Anforderungen.

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(aus: Ausgabe 08/2024)