Neue E-Rechnungspflicht: Auch Vermieter können betroffen sein

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Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen. Diese Pflicht besteht, sofern sie gegenüber anderen Unternehmen ihre Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen (B2B-Bereich).

Bei der E-Rechnungspflicht gibt es zum Glück eine Übergangsfrist: Unternehmen wird für die Umstellung eine zweijährige Frist bis zum 31.12.2026 gewährt. Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von maximal 800.000 EUR haben sogar bis zum 31.12.2027 Zeit, um auf die elektronische Rechnungsausstellung umzustellen. Ab dem 01.01.2028 tritt diese Verpflichtung dann grundsätzlich für alle Unternehmen in Kraft.

Auch Vermieter können von der neuen E-Rechnungspflicht betroffen sein. Maßgeblich ist hierbei, an wen sie ihre Immobilie vermieten. Nutzen die Mieter die Immobilie privat, gelten diese als Verbraucher und es werden keine E-Rechnungen benötigt. Mietverträge mit Privatpersonen können wie bisher in Papierform ausgestellt werden. Gleiches gilt für Rechnungen; die Papierform ist weiterhin zulässig.

Da Vermieter selbst Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind, müssen sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 aber empfangen und lesen können. Dies gilt unabhängig davon, ob die Vermietung umsatzsteuerpflichtig oder umsatzsteuerfrei erfolgt. Sie müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen erfüllen; hierfür reicht aber ein einfaches E-Mail-Postfach aus.

Nutzt der Mieter die Immobilie gewerblich oder handelt es sich um Montagewohnungen, müssen die Mietparteien die neue E-Rechnungspflicht beachten: Sowohl der Mietvertrag als auch die Nebenkostenabrechnungen sind künftig als E-Rechnung zu stellen und von beiden Seiten zu verarbeiten. Bestehende Mietverträge behalten aber ihre Gültigkeit. Kommt es zu einer Mieterhöhung oder ändern sich Angaben im Mietvertrag, muss für den ersten Monat eine zusätzliche E-Rechnung erstellt werden.

In Deutschland gibt es zwei rechtskonforme Arten von E-Rechnungen mit entsprechenden Softwarelösungen: Sogenannte X-Rechnungen bestehen aus einem XML-Datensatz und können ausschließlich maschinell ausgelesen werden. Sogenannte ZUGFeRD-Rechnungen sind hingegen hybrid, das heißt, sie können sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden. Sie setzen sich aus einem XML-Datensatz und einer herkömmlichen PDF-Datei zusammen.

Hinweis: Vermieter, die umsatzsteuerlich Kleinunternehmer sind, müssen keine E-Rechnung ausstellen, sondern nur deren Empfang sicherstellen. Für Kleinbetragsmieten unter 250 EUR, z.B. für Garagen, dürfen ebenfalls weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden.

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(aus: Ausgabe 06/2025)