New Work: Wie Arbeitnehmer ihre Einsätze im Co-Working-Space absetzen können

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Arbeitsplätze in einem Co-Working-Space werden in der Regel für einen bestimmten Zeitraum – für Stunden, Tage, Wochen oder auch Monate – angemietet. Seit mobiles Arbeiten in Unternehmen immer häufiger möglich ist, nutzen auch viele Arbeitnehmer solche flexiblen Arbeitsplätze in meist größeren Gemeinschaftsbüros.

Es stellt sich die Frage, ob ein Arbeitnehmer während seiner Arbeit in einem Co-Working-Space steuerlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit nachgeht. Dies hat die steuergünstige Folge, dass er seine Arbeitseinsätze nach Reisekostengrundsätzen als Werbungskosten abrechnen darf, so dass er Verpflegungsmehraufwendungen (14 EUR pro Tag für Arbeitseinsätze von mehr als acht Stunden) und Fahrtkosten mit 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer geltend machen kann. Alternativ kann der Arbeitgeber ihm diese Reisekosten steuerfrei erstatten.

Eine steuergünstige Einordnung als Auswärtstätigkeit setzt voraus, dass der Co-Working-Space nicht die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers ist. Hierfür sind in erster Linie die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen maßgeblich: Nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) handelt es sich bei der ersten Tätigkeitsstätte um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

Mietet der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space an und ordnet er diesen dem Arbeitnehmer dauerhaft zu, wird der Ort für den Arbeitnehmer also zur ersten Tätigkeitsstätte. Dauerhaft heißt nach dem EStG: unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten. In solchen Fällen können also keine Reisekosten für die Arbeit im Co-Working-Space geltend gemacht werden; die Fahrtkosten lassen sich vom Arbeitnehmer lediglich über die ungünstigere Entfernungspauschale abziehen.

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitnehmer am Betriebssitz seines Arbeitsgebers dauerhaft einem festen Arbeitsplatz zugeordnet ist und nur vorübergehend in ein Co-Working-Space abkommandiert wird – beispielsweise für die Dauer eines Projekts oder für einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten. In diesem Fall gilt der angemietete Arbeitsplatz in dem Gemeinschaftsbüro nicht als erste Tätigkeitsstätte und Reisekosten dürfen abgesetzt bzw. steuerfrei erstattet werden. Ebenfalls möglich: Ein Arbeitnehmer wird keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet und regelmäßig für jeweils weniger als zwei volle Arbeitstage pro Woche in einem Co-Working-Space einquartiert.

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(aus: Ausgabe 04/2025)