Betriebsveranstaltungen: Gesamtkosten müssen auf Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer verteilt werden

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Arbeitgeberseitige Zuwendungen, die Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen erhalten (z.B. in Form von Speisen, Getränken, Musik), können bis zu 110 EUR pro Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Nur für die diesen Betrag übersteigenden Kosten fallen Lohnsteuer und (mitunter) Sozialversicherungsbeiträge an. Bei der Anwendung des 110-EUR-Freibetrags muss der Arbeitgeber zunächst all seine Aufwendungen für das Fest einschließlich der Umsatzsteuer zusammenrechnen.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat nun in einem aktuellen Urteil bekräftigt, dass hierfür sowohl die Kosten, die dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können (z.B. Kosten für ein Mehrgängemenü), als auch die Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung (z.B. Saalmiete) einzubeziehen sind. Nach dem Urteil kommt es nicht darauf an, ob einzelne Kosten beim Arbeitnehmer einen unmittelbaren Vorteil auslösen.

Hinweis: Aus der Kostenberechnung ausgeklammert werden dürfen lediglich rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (z.B. Energiekosten bei einer Feier in den eigenen Räumlichkeiten) und steuerfreie Reisekostenerstattungen.

Des Weiteren hat der BFH entschieden, dass die errechneten Gesamtkosten anschließend auf die bei der Veranstaltung tatsächlich anwesenden Teilnehmer (Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen) aufgeteilt werden müssen. Es darf nicht auf die (meist höhere) Zahl der angemeldeten Teilnehmer abgestellt werden.

Hinweis: Für Arbeitgeber hat diese Sichtweise den Nachteil, dass eine Betriebsveranstaltung unbeabsichtigte steuererhöhende Folgen haben kann, wenn wesentlich weniger Gäste zu einer Betriebsveranstaltung erscheinen, als ursprünglich angemeldet waren. Denn in diesem Fall bleiben die Kosten der Feier häufig (nahezu) identisch, müssen aber auf weniger „Köpfe“ umgerechnet werden als geplant, so dass der 110-EUR-Freibetrag schneller überschritten wird.

(aus: Ausgabe 10/2021)