Durchlaufende Posten versus Weiterberechnungen

Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten stellen für den Unternehmer weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben dar. Es handelt sich lediglich um für einen anderen (eventuell auch Unternehmer) verauslagte Gelder. Die Originalbelege werden an den anderen (für den diese Ausgaben getätigt wurden) weitergegeben. Der andere setzt die Ausgaben direkt in seiner Buchhaltung an. Voraussetzung dafür ist, dass es sich entweder um Kleinbetragsrechnungen unter € 150 handelt oder aber um Rechnungen, die direkt auf den Namen des anderen Unternehmers ausgestellt sind.
Derjenige, der die Gelder verauslagt hat, macht im Normalfall eine Aufstellung, in der die verauslagten Beträge aufgelistet sind und hängt die Originalbelege dahinter. Zur Sicherheit kann insgesamt eine Kopie von der Aufstellung und den Originalbelegen gemacht werden, damit man weiss, welchen Betrag man von dem anderen zu erhalten hat. Diese Aufstellung ist keine Rechnung und es ist auf gar keinen Fall Umsatzsteuer zu berechnen, denn man hat keine Leistung erbracht, sondern lediglich für einen anderen Gelder verauslagt.

Weiterberechnungen

Bei einer Weiterberechnung stellt man zusätzlich zu seinem Honorar an den Kunden Ausgaben in Rechnung, die für diesen Auftrag angefallen und im Rahmen der Leistungsvereinbarung zur Weiterberechnung vorgesehen sind. Üblicherweise handelt es sich hierbei um Reisekosten oder andere Nebenleistungen, die mit der eigenen Hauptleistung in Verbindung stehen. Will man die getätigten Ausgaben belegen, fügt man der Weiterberechnung eine Kopie der getätigten Ausgaben bei. Die Originale verbleiben in der eigenen Buchhaltung und werden dort als Ausgaben erfasst. Durch die Weiterberechnung an den Kunden werden die Ausgaben in der eigenen Buchführung neutralisiert, denn über die Weiterberechnung hat diese Kosten letztendlich der Kunde getragen.
Man hat das eigene Honorar somit um die weiterberechneten Ausgaben erhöht. Damit der Kunde nicht Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer bezahlt, sind die Netto-ausgaben in die Weiterberechnung mit einzubeziehen. Man addiert dann (Netto-) Honorar und Nettoausgaben und nimmt auf diese Summe die Umsatzsteuer in Höhe des Steuersatzes, der für die eigene Hauptleistung gilt.
So kann es zwar passieren, dass man die Nebenleistung Porto für Mailing selber ohne Umsatzsteuer bei der Post eingekauft hat, diese aber mit 19% Umsatzsteuer an den eigenen Kunden zu berechnen hat. Hier gilt der Satz: „die Nebenleistung teilt das Schicksal der Hauptleistung“.